डेटा का रिप्रेजेन्टेशन (Representation of Data) डेटाबेस मैनेजेमेन्ट सिस्टम (Database Management Systyem-DBMS) में डेटा (Data) को स्कीमाज़ (Schemas), टेबल्स (Tables), रोज़ (Rows) अथवा रिकॉर्ड्स (Records) और कॉलम्स (Columns) के रूप में प्रस्तुत अर्थात् रिप्रेजेन्ट (Represent) अथवा व्यवस्थित (Organize) किया जाता है।
एक डेटाबेस मैनेजमेन्ट सिस्टम (DBMS) में अनेक स्कीमाज़ (Schemas) हो सकते हैं, एक स्कीमा (Schema) में अनेक टेबल्स (Tables) हो सकती हैं। एक टेबल (Tablc) में अनेक रिकॉर्ड्स (Records) अर्थात् रोज़ (TRows) हो सकती हैं और एक रिकॉर्ड (Record) अर्थात् रो (Row) में अनेक कॉलम्स (Columus) हो सकते हैं।
यदि ये टेबल्स (Tables) एक-दूसरे से सम्बन्धित (Related) होती हैं, तो ये एक रिलेशनल डेटाबेस मैनेजमेन्ट सिस्टम (Relational Database Management System-RDBMS) का निर्माण करती हैं। फील्ड (Field), रिकॉर्ड्स (Records) एवं टेबल (Table) को समझने के लिए हम निम्नांकित तालिका का अध्ययन करते हैं-
name physics chemistry math english hindi total garde
Priya 56 57 75 45 54 287 second
raju 66 87 45 45 94 337 first
raja 24 34 46 67 75 246 secod

ऊपर दी गई तालिका में Name, Physics ... Grade फील्ड्स (Fields) के नाम हैं। प्रत्येक पंक्ति अर्थात् रो (Row) एक रिकॉर्ड (Record) है तथा तालिका ही टेबल (Table) है। अतः हम इस निष्कर्ष पर पहुंचते हैं कि फील्ड (Field), किसी टेबल (Table) की सबसे छोटी इकाई है, रिकॉर्ड
(Record) किसी एक प्रविष्टि के बारे में पूर्ण जानकारी उपलब्ध कराता है, यह जानकारी विभिन्न फील्ड्स (Fields) से बनी होती है तथा टेबल (Table) अथवा फाइल (File) विभिन्न रिकॉर्ड्स (Records) का समूह होता है।