डेटा फाइल (Data File) एक सनान प्रकार एवं सम्बन्धित रिकॉड्स (Records) के एक समूह को एक डेटा फाइल (Data File) का जाता है। उदाहरण के लिए, किसी संस्था के सभी कर्मचारियों के रिकॉर्ड्स (Records) से सम्बन्धित एक फाइल शो Employee फाइल कहा जा सकता है। इसी प्रकार किसी विश्वविद्यालय के सभी छात्रों के रिकॉर्ड्स (Records) में सम्बन्धित एक फाइल को Student फाइल कहा जा सकता है। निम्नांकित Fig.-1.03 में एक Student डेटा फाइन को दर्शाया गया है-



stdunt data record file
name rollno adress dateofbirth courcecode
amit 0185 426-h4 laxmi-delhi 01-08-1987 cs-os
saumya 0180 398-g nk-ii indrapuram 01-02-188 cs-07
aman 02451 468-g-2 delhi 21-08-188 cs-03

एक डेटाबेस फाइल किसी व्यापार के इन्वेन्ट्री (Inventory) एकाउन्टिंग (Accounting) को सुचारु रूप से संचालित कर सकता है तथा इसकी फाइल्स (Piles) में संग्रहीत सूचनाओं के आधार पर विभिन्न प्रकार की रिपोर्ट्स (Reports तैयार की जा सकती हैं एवं एस्टिमेटिंग (Estimating) तथा फोरकास्टिंग (Forecasting) भी की जा सकती है।


डेटा फाइल (Data File) एक फ्लैट डेटाबेस फाइल (Flat Darabas: File) है फ्लैट डेटाबेस (Flat Database) उस डेटाबेस Database) को कहा जाता है, जिसमें एक ही टेबल (Table) होती है। एक टेबल (Table) एक टू-डाइमेन्शनल एरे (Two-Dimensional Array) होती है, जो रोज (Rows) अथात पंक्तियों तथा कालम्स (Columns) अर्थात् स्तम्भों से निर्मित होती है।


किसी डेटाबेस (Database) में एक से अधिक टेबल्स (Tables) हो सकती हैं और वे एक-दूसरे से सम्बन्धित (Related) हो सकती हैं। किसी डेटाबेस (Database) क दो अथवा दो से अधिक टेबल्स (Tables) के बीच सम्बन्ध (Relation) त्यापित करने के लिए उनमें एक सर्वसाधारण फील्ड (Comnon Field) का होना आवश्यक होता है, जिसे की-फील्ड (Key-Field) कहा जाता है।
डेटाबेस (Database) के डेटा (Data) को एक जनरल परपज सॉफ्टवेयर (General Purpose Software)द्वारा मेनेज (Manage) अर्थात् प्रबन्धित किया जाता है, जिसे डेटाबेस मैनेजमेन्ट सिस्टम (Database Management System-DBMS) कहते हैं। dBase, FoxBase, FoxFro, Sybase, Access, Ingress, SQL Server तथा Oracle प्रमुख डेटाबेस मैनेजमेन्ट सिस्टम्स (Database Management Systems-DBMS) हैं।